Mission
La secrétaire viti-vinicole réalise les opérations liées à la gestion administrative et commerciale d’une structure relevant du domaine de la vigne et du vin.

Activités
La secrétaire viti-vinicole effectue principalement des activités administratives :
• Elle assure le standard téléphonique.
• Elle prend en charge la réception et la rédaction du courrier quotidien.
• Elle établit les diverses déclarations liées aux obligations fiscales ou à la réglementation viticole (stock, récolte, arrachages, plantations, nouveau produit…).
• Elle remplit le registre des entrées-sorties et procède à l’inventaire des produits.
• Elle met en place et suit les contrats de travail du personnel, élabore parfois les bulletins de paie, voire participe plus largement à la gestion sociale.
• Elle fait les factures et peut être amenée à tenir la comptabilité ou à en assurer le suivi auprès de l’expert-comptable.
La secrétaire viti-vinicole assure également la gestion des relations commerciales :
• Elle reçoit les visiteurs, présente le domaine viticole et organise la dégustation des produits de l’entreprise, dans une langue étrangère si besoin.
• Elle rédige le courrier commercial, notamment lors de la mise en place d’opérations de marketing.
• Au contact des organisations professionnelles et syndicales, elle s’informe sur les opérations promotionnelles.
• Elle veille au recouvrement des créances.
• Elle établit ou réceptionne les bons de livraison et gère les relations avec les transporteurs.

Conditions d'exercice
La secrétaire viti-vinicole peut exercer dans un château, dans une coopérative, dans une société de négoce, ou au sein d’une organisation professionnelle relevant du domaine viti-vinicole. La majeure partie de son emploi du temps se déroule au bureau. Si ses horaires sont réguliers, son rythme de travail évolue cependant selon les exigences saisonnières : le début d’année est une période importante en matière de comptabilité, le mois de juillet correspond au moment de la déclaration des stocks, et les vendanges génèrent un surcroît de travail lié aux embauches

Compétences et qualités
La secrétaire viti-vinicole doit connaître le régime fiscal et comptable des entreprises du secteur de la vigne et du vin tout en disposant de compétences en gestion sociale. Elle maîtrise au minimum une langue étrangère et sait se servir des logiciels informatiques spécifiques à ses activités. Plus largement, une connaissance de l’environnement viti-vinicole et de ses organisations professionnelles s’avère nécessaire. Sa polyvalence et sa souplesse lui permettent de s’adapter à la diversité de ses tâches.

Formation
• Diplômes de 1er et 2° cycle en secrétariat, gestion ou commerce
• BTSA Viticulture-oenologie
• BTSA Technico-commercial « boissons, vins et spiritueux »

Perspectives d'évolution
Avec l’évolution de ses connaissances, la secrétaire viti-vinicole pourra progressivement se voir confier de nouvelles missions accompagnées d’une responsabilité plus importante.
Rejoindre une structure de plus grande taille lui permettra de se spécialiser dans des tâches précises ou d’accéder, après une formation complémentaire, au poste d’assistante de direction.

TEMOIGNAGE
Laure MARTIN-LAUTENBERG, secrétaire viti-vinicole, Saint-Aignan (33)
Quel a été votre parcours professionnel ?
Après une maîtrise de droit, j’ai eu l’opportunité de suivre une formation d’assistante PME–PMI viticole financée par l’ANPE et de réaliser plusieurs stages. Plutôt intéressée dans un premier temps par l’apprentissage des logiciels
informatiques, je n’étais pas forcément attirée par le milieu de la vigne. Mais ce sont surtout les relations avec les clients, souvent passionnés par le vin, qui m’ont permis de découvrir et d’apprécier ce domaine d’activité. Par la suite, grâce aux contacts que j’ai pu établir, il m’a été permis de contribuer à la mise en place d’un groupement d’employeurs dénommé « le triangle de Laure », pour lequel je travaille aujourd’hui.
Quel est, selon vous, l’attrait principal de votre métier ?
Les séances de formations professionnelles successives auxquelles j’ai participé m’ont permis d’étendre mes connaissances sur le secteur viticole au plan international. Ainsi, je porte aujourd’hui un grand intérêt à l’observation du fonctionnement de la filière dans d’autres pays tels que la Belgique, le Canada, les Etats-Unis.

Pour en savoir plus
• Consulter également les services à l’agriculture et la fiche ROME de l’ANPE n° 12 132, la fiche secrétaire de l’ONISEP, et la fiche du CIDJ n° 2.391.